Automaatio pienyritykselle ei tarkoita robotteja tai suuria tietojärjestelmiä. Useimmiten kyse on siitä, että toistuva tehtävä, jonka teet käsin joka viikko, hoituu jatkossa itsestään. Pienessä yrityksessä juuri nämä pienet työt syövät ajan, jonka voisit käyttää asiakkaisiin tai omaan osaamiseesi. Tässä artikkelissa käyn läpi seitsemän tyypillistä työtä, jotka voi automatisoida, miten kannattaa aloittaa ja mitä se maksaa.
Mistä tunnistaa automatisoitavan työn
Hyvä automaatiokohde täyttää yleensä kolme ehtoa: työ toistuu usein, se tehdään joka kerta samalla tavalla ja siihen liittyy tiedon siirtämistä paikasta toiseen. Jos huomaat kopioivasi samoja tietoja sähköpostista taulukkoon tai kirjoittavasi saman viestin uudelleen viikosta toiseen, olet todennäköisesti löytänyt kohteen.
7 toistuvaa työtä, jotka voi automatisoida
1. Tarjousten laatiminen
Monen pienyrityksen tarjoukset rakentuvat samoista palasista: asiakkaan tiedot, palvelut, hinnat ja ehdot. Automaatio voi koota tarjouspohjan suoraan yhteydenottolomakkeen tiedoista, jolloin sinulle jää vain tarkistus ja lähetys. Kun tarjous on lähtenyt, järjestelmä voi muistuttaa sinua seurannasta sovitun ajan kuluttua.
2. Laskumuistutukset
Maksamattomista laskuista muistuttaminen on epämukavaa ja helposti unohtuvaa. Automaattinen muistutus lähtee kohteliaasti, kun eräpäivä on ohitettu, eikä sinun tarvitse seurata maksuja käsin. Monessa laskutusohjelmassa tämä on valmiina ominaisuutena, joka pitää vain ottaa käyttöön.
3. Yhteydenottojen ohjaus
Kun yhteydenotto tulee lomakkeelta, sähköpostiin tai chatista, automaatio voi kirjata sen yhteen paikkaan, lähettää asiakkaalle vahvistuksen ja ohjata sen oikealle henkilölle. Näin yksikään kysely ei huku sähköpostin sekaan. Verkkosivuille lisättävä chatbot voi lisäksi vastata yleisimpiin kysymyksiin heti ja kerätä yhteystiedot silloinkin, kun et itse ehdi vastata.
4. Raportit
Myynnin, verkkosivujen kävijöiden tai mainonnan luvut voi koota automaattisesti viikko- tai kuukausiraportiksi sähköpostiisi. Sinun ei tarvitse kirjautua useaan palveluun ja kopioida lukuja taulukkoon, vaan näet olennaisen yhdellä silmäyksellä.
5. Ajanvarausmuistutukset
Jos yrityksesi toimii ajanvarauksella, muistutusviesti päivää ennen varattua aikaa vähentää unohduksia. Sama automaatio voi pyytää asiakkaalta palautetta käynnin jälkeen tai muistuttaa, kun on aika varata seuraava käynti.
6. Somejulkaisujen ajastus
Somen ei tarvitse olla päivittäinen keskeytys. Kun kirjoitat julkaisut kerralla esimerkiksi kuukaudeksi eteenpäin ja ajastat ne, some pysyy aktiivisena ilman, että se vie aikaa joka päivä. Esimerkiksi Metan omilla työkaluilla voi ajastaa Facebook- ja Instagram-julkaisuja ilman erillistä ohjelmaa. Kun julkaisut on suunniteltu etukäteen, niiden sisältö on yleensä myös harkitumpaa kuin kiireessä kirjoitettuna.
7. Verkkokaupan tilausten käsittely
Verkkokaupassa tilaus voi automaattisesti siirtyä varastoon tai lähettäjälle, päivittää saldot ja lähettää asiakkaalle seurantatiedot. Myös poikkeukset, kuten loppuneet tuotteet tai maksamatta jääneet tilaukset, voi ohjata ilmoituksina sinulle. Näin käsityötä jää vain niihin tilanteisiin, jotka sitä oikeasti vaativat.
Miten aloittaa pienestä
Yleisin virhe on yrittää automatisoida kaikki kerralla. Parempi tapa on edetä yksi työ kerrallaan:
- Kirjaa viikon ajan ylös, mihin toistuviin töihin aikasi menee. Arvio muistinvaraisesti on yleensä pielessä.
- Valitse yksi kohde, joka toistuu usein ja ärsyttää eniten. Se on usein paras ensimmäinen automaatio.
- Tarkista olemassa olevat työkalut. Laskutusohjelmassa, ajanvarausjärjestelmässä tai verkkokaupassa voi olla valmis ominaisuus, joka ratkaisee asian ilman uutta ohjelmaa.
- Kokeile ja seuraa. Anna automaation pyöriä muutaman viikon ja tarkista, että se toimii niin kuin pitää. Vasta sitten seuraavaan kohteeseen.
Mitä kannattaa välttää
Automaatio on hyvä renki, mutta huonosti suunniteltuna se voi tuottaa enemmän työtä kuin säästää. Muutama asia kannattaa pitää mielessä:
- Älä automatisoi sotkuista prosessia. Jos työ tehdään joka kerta vähän eri tavalla, sovi ensin yksi toimintatapa ja automatisoi vasta sitten.
- Pidä ihminen mukana asiakasviestinnässä. Automaattinen vahvistus tai muistutus on hyvä, mutta tarjoukset ja hankalat tilanteet kannattaa tarkistaa itse ennen lähettämistä.
- Varmista, että joku huomaa virheet. Jos automaatio katkeaa, siitä pitää tulla ilmoitus. Muuten huomaat ongelman vasta, kun asiakas kysyy, miksi vastausta ei kuulu.
- Huolehdi tietosuojasta. Kun asiakastietoja siirtyy palvelusta toiseen, tarkista, mihin ne tallentuvat ja kenellä on niihin pääsy.
Pienikin automaatio vapauttaa aikaa joka viikko, ja säästö kertautuu kuukausien mittaan. Samalla opit, millaiset ratkaisut sopivat juuri sinun tapaasi tehdä töitä.
Mitä automaatio pienyritykselle maksaa
Hinta riippuu siitä, mitä automatisoidaan ja mitä järjestelmiä sinulla on jo käytössä. Siksi en anna hintaa sokkona, vaan teen sen näin:
- Maksuton kartoitus. Käydään yhdessä läpi, mihin aikasi menee ja mitkä työt kannattaa automatisoida ensin. Kartoitus ei sido mihinkään.
- Kiinteä hinta etukäteen. Kartoituksen jälkeen saat tarjouksen kiinteällä hinnalla, joten tiedät kustannuksen ennen kuin mitään tehdään.
- Tuntihinta 55 € + alv pienempiin muutoksiin ja jatkokehitykseen, kun automaatio on jo käytössä.
Jos haluat aloittaa yhteydenottojen hoitamisesta, verkkosivujen chatbot on usein nopein tapa. Brändistudion Myyntibotti alkaa 59 € + alv/kk, ja käyttöönotto on 490 € + alv.
Seuraava askel
Varaa maksuton kartoitus lähettämällä viesti osoitteeseen myynti@brandistudio.fi tai soittamalla 040 566 0584. Kerro lyhyesti, mikä toistuva työ vie eniten aikaasi, niin katsotaan, miten sen saa hoitumaan itsestään. Voit myös kokeilla Myyntibottia ja nähdä, miten automaatio toimii käytännössä.